Đặt lịch hẹn nha khoa online và nhắc lịch tự động cho khách

Bạn từng gặp tình trạng bệnh nhân đặt lịch qua điện thoại rồi quên mất, đến khi phòng khám gọi nhắc lại thì họ đã có việc khác và huỷ hẹn sát giờ, đúng không nào? Đây là vấn đề gây lãng phí khung giờ khám rất phổ biến ở các phòng khám chỉ quản lý lịch hẹn thủ công qua sổ ghi chép hoặc điện thoại.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách triển khai hệ thống đặt lịch online kèm nhắc lịch tự động, giúp giảm tỉ lệ bệnh nhân quên hẹn và tối ưu hoá khung giờ khám của từng bác sĩ.

Hiển thị khung giờ trống theo từng bác sĩ, không gộp chung lịch phòng khám

Với phòng khám có nhiều bác sĩ, việc hiển thị chung một lịch trống duy nhất sẽ không phản ánh đúng thực tế vì mỗi bác sĩ có lịch làm việc và tốc độ khám khác nhau. Nên để bệnh nhân chọn bác sĩ mong muốn trước, sau đó chỉ hiển thị đúng khung giờ trống của bác sĩ đó, tránh tình trạng đặt lịch xong mới phát hiện bác sĩ không có mặt vào giờ đó.

Form đặt lịch ngắn gọn nhưng đủ thông tin cần thiết

Form đặt lịch nên hỏi đúng những thông tin cần thiết để chuẩn bị cho buổi khám: tên, số điện thoại, dịch vụ quan tâm (khám tổng quát, niềng răng, tẩy trắng) và triệu chứng nếu có, giúp lễ tân chuẩn bị hồ sơ trước khi bệnh nhân tới mà không cần hỏi lại quá nhiều khi họ vừa bước vào phòng khám.

Xác nhận lịch hẹn ngay sau khi đặt thành công

Ngay sau khi bệnh nhân hoàn tất đặt lịch, cần có tin nhắn hoặc email xác nhận ngay lập tức kèm thông tin chi tiết về giờ hẹn, tên bác sĩ và địa chỉ phòng khám, giúp bệnh nhân yên tâm rằng lịch hẹn đã được ghi nhận thành công.

Nhắc lịch tự động — giảm đáng kể tỉ lệ bệnh nhân quên hẹn

Gửi tin nhắn nhắc lịch tự động trước buổi hẹn một ngày (và có thể thêm một lần vài giờ trước giờ hẹn) là cách hiệu quả nhất để giảm tỉ lệ bệnh nhân quên hoặc huỷ hẹn sát giờ, giúp phòng khám không bị lãng phí khung giờ khám đã dành riêng cho bệnh nhân đó.

Đặc biệt, cho phép đổi lịch dễ dàng thay vì chỉ có huỷ

Đặc biệt, nhiều bệnh nhân có nhu cầu chính đáng cần đổi giờ hẹn sang thời điểm khác chứ không thực sự muốn huỷ hoàn toàn, nên hệ thống cần có tuỳ chọn đổi lịch rõ ràng ngay trong tin nhắn nhắc lịch. Không chỉ giúp giữ chân được bệnh nhân thay vì để họ huỷ hẹn rồi quên đặt lại, tính năng này còn giúp phòng khám dễ dàng sắp xếp lại khung giờ trống một cách chủ động hơn.

Ngoài ra, theo dõi tỉ lệ huỷ và không tới để điều chỉnh chính sách phù hợp

Ngoài việc triển khai đúng hệ thống, nên theo dõi định kỳ tỉ lệ bệnh nhân huỷ hẹn hoặc không tới dù đã xác nhận, từ đó điều chỉnh chính sách nhắc lịch hoặc đặt cọc phù hợp nếu tình trạng này ảnh hưởng đáng kể tới hiệu suất khám của phòng khám.

Triển khai đúng hệ thống đặt lịch online kèm nhắc lịch tự động sẽ giúp phòng khám nha khoa của bạn tối ưu khung giờ khám và giảm đáng kể tình trạng bệnh nhân quên hẹn. Nếu bạn muốn xem lại toàn cảnh cấu trúc website phòng khám nha khoa cần có, có thể tham khảo thêm bài Website phòng khám nha khoa: đặt lịch và ra khách đều đặn, hoặc bài Thiết kế website doanh nghiệp: hướng dẫn toàn diện từ A đến Z để nắm quy trình làm website nói chung.

Nếu bạn đang cần triển khai đúng hệ thống đặt lịch và nhắc lịch tự động cho phòng khám của mình, đừng ngần ngại để lại thông tin tại trang Liên hệ BeelyWeb để được tư vấn cụ thể nhé.