Chọn quy trình nào nên tự động hoá trước: khung ưu tiên

Nếu doanh nghiệp bạn đang có cả một danh sách dài những việc muốn tự động hoá nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu, bài viết này sẽ đưa cho bạn một khung chấm điểm rõ ràng theo năm tiêu chí, kèm một bảng tính mẫu để bạn áp dụng ngay hôm nay và chọn đúng việc mang lại kết quả sớm nhất nhé.

Sai lầm phổ biến nhất mà rất nhiều doanh nghiệp mắc phải khi mới bắt đầu tự động hoá, đó là chọn ngay quy trình phức tạp nhất, nhiều bước nhất, hoặc "nghe có vẻ quan trọng nhất" để làm trước tiên, với suy nghĩ rằng làm được việc khó thì mọi việc dễ hơn sau này tự khắc sẽ ổn. Thực tế lại thường đi ngược lại hoàn toàn: quy trình càng phức tạp càng mất nhiều tháng triển khai, càng dễ phát sinh trục trặc giữa chừng, và khi cả đội ngũ chưa kịp thấy kết quả gì thì niềm tin vào automation đã tuột dốc từ lâu, khiến cả một kế hoạch chuyển đổi đầy tiềm năng bị gác lại chỉ vì chọn sai điểm khởi đầu.

Đừng lo, vì có một cách chọn khoa học hơn nhiều so với việc dựa vào cảm tính hay ý kiến của người nói to nhất trong phòng họp — đó là chấm điểm từng quy trình theo cùng một bộ tiêu chí, rồi để con số tự nói lên việc nào đáng làm trước.

Năm tiêu chí để chấm điểm mỗi quy trình

Khung chấm điểm dưới đây vay mượn nguyên lý từ những mô hình ưu tiên công việc quen thuộc trong quản lý sản phẩm như ICE (đánh giá theo tác động, độ tự tin và mức độ dễ làm) hay RICE (thêm cả yếu tố phạm vi ảnh hưởng), nhưng được điều chỉnh lại bằng năm tiêu chí gần gũi hơn với bài toán automation ở doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mỗi tiêu chí được chấm theo thang điểm từ 1 đến 5, càng cao càng ưu tiên, riêng tiêu chí cuối cùng cần lưu ý cách tính ngược lại một chút.

1. Tần suất diễn ra

Quy trình này lặp lại bao nhiêu lần trong một ngày, một tuần hay một tháng? Một việc diễn ra hằng ngày, thậm chí hàng chục lần mỗi ngày như trả lời tin nhắn hỏi giá, chắc chắn đáng chấm điểm cao hơn hẳn một việc chỉ xảy ra vài lần mỗi quý, vì tần suất càng cao thì mỗi phút tiết kiệm được càng nhân lên nhanh theo thời gian.

2. Thời gian tiêu tốn mỗi tháng

Cộng dồn lại, quy trình này đang "ăn" bao nhiêu giờ công của đội ngũ mỗi tháng? Đây là tiêu chí cần ước lượng thật, không cần chính xác tuyệt đối nhưng nên dựa trên quan sát thực tế của người trực tiếp làm việc đó, thay vì đoán mò từ phía quản lý ngồi bàn giấy không trực tiếp thao tác.

3. Mức độ lặp lại, rập khuôn

Công việc này có đi theo đúng một khuôn mẫu cố định mỗi lần làm hay luôn cần con người phán đoán, cân nhắc tuỳ tình huống? Việc càng rập khuôn, càng ít ngoại lệ thì càng dễ tự động hoá trọn vẹn và càng ít rủi ro khi giao cho hệ thống xử lý thay con người.

4. Rủi ro nếu sai sót

Nếu quy trình này bị làm sai, hậu quả nghiêm trọng tới đâu — mất tiền, mất khách hàng, hay thậm chí vướng vào vấn đề pháp lý? Những việc vừa lặp lại nhiều vừa dễ sai do con người mỏi mệt, chẳng hạn đối soát công nợ hay nhập liệu số lượng lớn, thường đáng chấm điểm cao vì tự động hoá không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp giảm hẳn rủi ro sai sót vốn luôn rình rập khi làm tay liên tục.

5. Độ khó kỹ thuật khi triển khai

Đây là tiêu chí duy nhất tính điểm theo chiều ngược lại: quy trình càng dễ triển khai — ví dụ chỉ cần nối vài phần mềm phổ biến đã có sẵn kết nối dựng sẵn — thì càng được chấm điểm cao, còn quy trình càng khó, cần tích hợp hệ thống nội bộ phức tạp hoặc dữ liệu rời rạc nhiều nguồn thì điểm càng thấp. Tuy nghe có vẻ ngược đời, nhưng chính cách tính này mới phản ánh đúng tinh thần "ưu tiên việc dễ làm trước, việc khó để sau" của cả khung chấm điểm.

Bảng tính mẫu để bạn hình dung cách áp dụng

Dưới đây là một ví dụ minh hoạ với năm quy trình thường gặp ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã được chấm điểm theo đúng năm tiêu chí phía trên để bạn thấy cách áp dụng thực tế, trước khi tự điền số điểm thật của chính doanh nghiệp mình vào một bảng tương tự.

Lưu ý rằng đây chỉ là con số minh hoạ để bạn hình dung cách chấm, không phải số liệu thật của bất kỳ doanh nghiệp cụ thể nào, vì thời gian tiêu tốn thật sự luôn khác nhau tuỳ quy mô và cách vận hành riêng của từng nơi. Điều bạn cần làm là copy đúng cấu trúc bảy cột này ra một bảng tính, liệt kê những quy trình thật của doanh nghiệp mình, rồi cùng người trực tiếp làm việc đó ngồi chấm điểm cho khách quan nhất có thể.

Cách đọc kết quả và chọn việc làm trước

Nhìn vào bảng ví dụ phía trên, quy trình "nhập đơn hàng từ form vào phần mềm kế toán" đạt điểm cao nhất không phải vì nó quan trọng nhất về mặt chiến lược, mà vì nó vừa diễn ra thường xuyên, vừa dễ triển khai, vừa rập khuôn gần như tuyệt đối — đây chính xác là kiểu việc nên chọn làm đầu tiên để tạo đà cho cả hành trình automation của doanh nghiệp. Ngược lại, việc "onboarding nhân viên mới" tuy nghe có vẻ đáng làm gọn gàng hơn, nhưng vì tần suất thấp và độ khó triển khai cao hơn nên nên xếp sau, để dành công sức cho những việc mang lại kết quả nhanh hơn trước.

Đặc biệt, khi hai quy trình có tổng điểm gần bằng nhau như trường hợp "trả lời câu hỏi thường gặp" và "gửi báo cáo doanh số" trong bảng trên, hãy nhìn thêm vào tiêu chí rủi ro sai sót để quyết định: quy trình nào nếu làm sai gây hậu quả nặng nề hơn thì nên được ưu tiên tự động hoá trước, vì lúc đó automation không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đóng vai trò như một lớp bảo vệ giúp doanh nghiệp tránh những sai sót đắt giá.

Ngoài ra, đừng dừng lại ở việc chọn duy nhất một quy trình rồi cất bảng điểm vào ngăn kéo, vì chính bảng xếp hạng này còn giúp bạn hình thành một "hàng đợi ưu tiên" cho cả năm, để mỗi khi hoàn thành xong một quy trình, cả đội ngũ đã biết ngay việc tiếp theo cần làm là gì mà không phải họp lại từ đầu để tranh luận. Việc duy trì một danh sách được xếp hạng rõ ràng như vậy còn giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn mỗi khi có thêm quy trình mới phát sinh, vì bạn chỉ cần chấm điểm nó và xếp đúng vị trí trong hàng đợi thay vì phải đánh giá lại toàn bộ từ con số không.

Khi nào nên phá lệ, không đi đúng theo thứ tự điểm số

Bảng điểm là công cụ giúp bạn ra quyết định nhanh và có căn cứ, nhưng không nên biến nó thành một mệnh lệnh tuyệt đối phải tuân theo trong mọi trường hợp, vì thực tế vận hành đôi khi có những yếu tố mà con số đơn thuần chưa phản ánh hết được. Nếu doanh nghiệp bạn sắp bước vào mùa cao điểm bán hàng trong vài tuần tới, một quy trình có điểm số thấp hơn một chút nhưng liên quan trực tiếp tới việc phục vụ đợt cao điểm đó vẫn hoàn toàn đáng được ưu tiên làm trước, vì giá trị mang lại đúng thời điểm quan trọng hơn con số tuyệt đối trên giấy.

Tương tự, nếu một quy trình có điểm số không quá nổi bật nhưng lại đang gây bức xúc rõ rệt cho cả đội ngũ mỗi ngày, khiến tinh thần làm việc đi xuống, thì việc xử lý nó trước cũng có thể là lựa chọn hợp lý — vì mục tiêu cuối cùng của automation không chỉ là tối đa hoá con số hiệu quả mà còn là giữ được sự gắn bó và tinh thần làm việc của chính những người đang vận hành doanh nghiệp mỗi ngày. Tuy khung chấm điểm rất hữu ích để tránh quyết định theo cảm tính, nhưng hãy luôn dành một khoảng trống cho sự linh hoạt và thấu hiểu con người đứng sau mỗi con số đó.

Checklist áp dụng khung chấm điểm vào doanh nghiệp bạn

• Liệt kê ít nhất năm đến bảy quy trình thủ công đang tồn tại trong doanh nghiệp, không bỏ sót những việc nhỏ nhưng lặp lại nhiều.
• Copy đúng cấu trúc bảy cột của bảng tính mẫu ra một bảng tính riêng cho doanh nghiệp mình.
• Mời đúng người trực tiếp làm quy trình đó cùng chấm điểm, thay vì để một mình quản lý tự ước lượng.
• Chọn đúng một quy trình có tổng điểm cao nhất để bắt đầu, thay vì cố làm cùng lúc nhiều việc trong danh sách.
• Hẹn lại lịch chấm điểm định kỳ mỗi ba đến sáu tháng, vì thứ tự ưu tiên có thể thay đổi khi doanh nghiệp phát triển.

Thử tưởng tượng mà xem, chỉ sau một buổi họp ngắn với đúng bảng chấm điểm trong tay, cả đội ngũ đã biết chính xác việc nào cần bắt tay làm ngay trong tuần này thay vì mất hàng tuần tranh luận xem nên bắt đầu từ đâu. Một khi đã chọn được đúng quy trình đầu tiên từ bảng chấm điểm này, bước tiếp theo là bắt tay triển khai theo đúng lộ trình bài bản để không lãng phí công sức đã bỏ ra chọn lựa. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về tự động hoá quy trình kinh doanh bằng AI để có cái nhìn tổng thể về lộ trình 90 ngày, từ bước khảo sát ban đầu cho tới lúc đo được hiệu quả rõ ràng.