Chi phí duy trì website hàng năm gồm những khoản nào
Website của bạn đã hoàn thiện và lên sóng được một thời gian, nhưng khi lập ngân sách cho năm tiếp theo, bạn chợt nhận ra mình chưa từng tính đến khoản chi phí duy trì hàng năm, đúng không nào? Đây là tình huống khá phổ biến, vì phần lớn sự chú ý ban đầu thường dồn hết vào chi phí thiết kế, còn khoản duy trì lại âm thầm bị bỏ qua cho đến khi nhận được thông báo gia hạn dịch vụ.
Tin tốt là khoản chi phí này hoàn toàn có thể dự trù trước một cách khá chính xác nếu bạn biết rõ nó gồm những gì. Bài viết dưới đây sẽ liệt kê đầy đủ từng khoản duy trì bắt buộc và tuỳ chọn cho một website doanh nghiệp tại Việt Nam, kèm khoảng giá tham chiếu, để bạn lập kế hoạch ngân sách năm mà không bị động nhé.
Vì sao chi phí duy trì lại dễ bị bỏ sót khi lập ngân sách
Khi trao đổi với đơn vị thiết kế, phần lớn thời gian và sự chú ý thường dồn vào chi phí thiết kế ban đầu, vì đây là con số lớn nhất và cụ thể nhất trong buổi tư vấn. Khoản duy trì hàng năm, dù nhỏ hơn nhiều về giá trị mỗi lần thanh toán, lại thường chỉ được nhắc thoáng qua hoặc thậm chí không được đề cập rõ ràng trong hợp đồng ban đầu. Hậu quả là nhiều doanh nghiệp bất ngờ khi nhận thông báo gia hạn tên miền, hosting hoặc chứng chỉ bảo mật, đôi khi dẫn tới việc website bị gián đoạn truy cập chỉ vì quên thanh toán đúng hạn.
Các khoản duy trì bắt buộc phải có hàng năm
Đây là những khoản gần như bắt buộc để website tiếp tục hoạt động bình thường, không có chỗ để cắt giảm nếu muốn website luôn truy cập được:
- Phí gia hạn tên miền: khoản phí nhỏ nhưng bắt buộc hàng năm để giữ quyền sở hữu địa chỉ website của bạn
- Phí hosting/lưu trữ: chi phí thuê máy chủ để website luôn truy cập được, mức giá phụ thuộc vào dung lượng và lượng truy cập
- Phí chứng chỉ bảo mật SSL: cần thiết để website hiển thị an toàn trên trình duyệt, một số nhà cung cấp hosting đã tặng kèm miễn phí loại cơ bản
- Chi phí sao lưu dữ liệu định kỳ: đảm bảo có bản dự phòng để khôi phục nếu chẳng may xảy ra sự cố kỹ thuật
Nếu bạn chưa rõ nên chọn loại hosting và đăng ký tên miền như thế nào cho đúng để giữ quyền sở hữu về sau, bài Chọn hosting và tên miền cho website doanh nghiệp Việt Nam đã hướng dẫn khá chi tiết phần này.
Các khoản duy trì tuỳ chọn nhưng nên cân nhắc
Bên cạnh các khoản bắt buộc, một số khoản sau không bắt buộc tuyệt đối nhưng rất nên có nếu doanh nghiệp muốn website vận hành ổn định và an toàn lâu dài: gói bảo trì kỹ thuật định kỳ để cập nhật phần mềm và vá lỗi bảo mật, gói theo dõi/giám sát uptime để phát hiện sớm khi website gặp sự cố, và ngân sách cho các lần cập nhật nội dung hoặc chỉnh sửa nhỏ phát sinh trong năm. Doanh nghiệp không có đội kỹ thuật nội bộ thường nên cân nhắc các gói này thay vì để website "chạy mặc kệ" cho đến khi có sự cố mới xử lý.
Cách ước lượng tổng chi phí duy trì cho năm đầu tiên
Để lập ngân sách sát thực tế, bạn có thể cộng dồn các khoản theo thứ tự: phí tên miền cộng phí hosting cộng phí SSL (nếu không được tặng kèm) là phần chi phí "sàn" tối thiểu bắt buộc phải có; sau đó cộng thêm chi phí gói bảo trì nếu doanh nghiệp không tự xử lý kỹ thuật nội bộ; cuối cùng dự trù thêm một khoản dự phòng cho các lần chỉnh sửa nội dung phát sinh ngoài kế hoạch. Cách tính theo từng lớp như vậy giúp bạn nhìn rõ đâu là phần bắt buộc, đâu là phần có thể điều chỉnh tuỳ ngân sách thực tế của doanh nghiệp.
Nếu bạn muốn xem lại toàn bộ cấu trúc chi phí từ giai đoạn thiết kế ban đầu cho tới khi vận hành lâu dài, bài Chi phí thiết kế website: bảng giá thực tế và cách tính đúng sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể hơn để lập ngân sách trọn vẹn cho cả dự án.
Đặc biệt, nên chủ động hỏi rõ khoản duy trì ngay từ buổi tư vấn đầu
Đặc biệt, thay vì để đến khi website đã bàn giao mới tìm hiểu chi phí duy trì, bạn nên chủ động hỏi thẳng đơn vị thiết kế ngay từ buổi tư vấn đầu tiên: những khoản nào là bắt buộc, khoản nào là tuỳ chọn, và ai sẽ là người đứng tên quản lý tên miền/hosting sau khi dự án hoàn thành. Việc làm rõ này ngay từ đầu giúp bạn tránh được tình huống bị động về sau, đặc biệt là tránh trường hợp đơn vị thi công đứng tên các tài khoản quan trọng thay vì chính doanh nghiệp bạn.
Ngoài ra, nếu bạn đang phân vân nên tự quản lý việc bảo trì nội bộ hay thuê ngoài trọn gói, đây cũng là yếu tố đáng cân nhắc thêm khi tính khoản duy trì hàng năm, vì mỗi hướng sẽ có cơ cấu chi phí khác nhau tuỳ theo nguồn lực kỹ thuật hiện có của doanh nghiệp bạn.
Dự trù đúng chi phí duy trì ngay từ đầu sẽ giúp website của bạn hoạt động liên tục, ổn định mà không bị gián đoạn giữa chừng vì những khoản phí tưởng nhỏ nhưng lại rất quan trọng. Nếu bạn muốn nhận báo giá trọn gói bao gồm cả phần duy trì rõ ràng ngay từ đầu, hãy xem tại trang Bảng giá thiết kế website của BeelyWeb hoặc để lại thông tin tại Liên hệ để được tư vấn cụ thể nhé.